تعليم

ماهو تخطيط الأعمال

ما هو التخطيط؟

يشير التخطيط إلى عملية النظر إلى المستقبل أو افتراض ما سيحدث في المستقبل في ظل الظروف الحالية والاستعداد له. على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك أن هناك لائحة حكومية لشراء نوع معين من الآلات لأنها ليست صديقة للبيئة. ثم هناك فرصة جيدة أن تتعرض آلة مماثلة للآلة المحظورة في الانبعاثات وتشكل نفس النوع من الخطر أيضاً ما لم تكن هذه الآلة لا غنى عنها. ومن ثم يمكن للشركة وضع الخطط وفقاً لذلك وليس الاستثمار هناك. وبالتالي ، فإن التخطيط ينطوي بشكل أساسي على تحديد ما يجب القيام به وكيفية القيام بشيء ما من خلال وضع افتراضات مدروسة عقلانية حول المستقبل. إنها عملية إبداعية تهدف إلى سد الفجوة بين مكان العمل حالياً والمكان الذي يرغب فيه.

يجب على المنظمات أن تخطط عادة لاتجاه مستقبلي بعيد المدى وقصير المدى. من خلال التنبؤ والتنبؤ بالسوق والاتجاهات الاجتماعية والسياسية والاقتصادية ، يمكن للمديرين التخطيط لتحديد المكان الذي يرغبون فيه أن تكون الشركة في المستقبل.

يتضمن التخطيط تحديد أنواع وأحجام مختلفة من الموارد المادية وغيرها من الموارد التي سيتم الحصول عليها من الخارج ، وتخصيص هذه الموارد بطريقة فعالة بين المطالبات المتنافسة وعمل الترتيبات للتحويل المنتظم لهذه الموارد إلى مخرجات مفيدة.

نظراً لأنه يتم وضع الخطط لتحقيق الأهداف، يجب أن تؤدي كل خطة إلى تحقيق غرض المنظمة وأهدافها. توجد مؤسسة منظمة لتحقيق أهداف المجموعة من خلال التعاون الراغب والهادف.

التخطيط يسد الفجوة بين مكانة المنظمة حالياً وترغب في أن تكون في المستقبل. في غياب التخطيط ، تُترك الأحداث للصدفة.

أهمية تخطيط الأعمال.

التخطيط هو وظيفة مهمة للإدارة ، فهو يخبر المدير إلى أين يجب أن تتجه المنظمة. كما أنه يساعد المنظمة على تقليل عدم اليقين. دعونا نلقي نظرة على بعض الوظائف الهامة للتخطيط.

1] يوفر التخطيط إحساساً بالاتجاه.

يعني التخطيط الخروج بخطة عمل محددة مسبقاً للمؤسسة. إنه يوضح مسبقاً ما يجب القيام به وكيف يتم ذلك. يساعد هذا في تزويد العمال والمديرين بإحساس بالتوجيه والتوجيه بطريقة ما. بدون التخطيط لأعمالهم ستكون غير منسقة وغير منظمة.

2] التخطيط يقلل من عدم اليقين.

لا يحدد التخطيط الأهداف فحسب ، بل يتوقع أيضاً أي تغييرات مستقبلية في الصناعة أو المنظمة. لذلك فهو يسمح للمديرين بالاستعداد لهذه التغييرات ، والسماح لهم بالتعامل مع أوجه عدم اليقين. يأخذ التخطيط في الاعتبار الأحداث والاتجاهات السابقة ويعد المديرين للتعامل مع أي أحداث غير مؤكدة.

3] التخطيط يقلل الهدر.

وضعت الخطط التفصيلية في الاعتبار احتياجات جميع الإدارات. هذا يضمن أن جميع الأقسام موجودة في نفس الصفحة حول الخطة وأن جميع أنشطتها منسقة. هناك وضوح في الفكر يؤدي إلى الوضوح في العمل. يتم تنفيذ جميع الأعمال دون انقطاع أو هدر للوقت أو الموارد .

4] التخطيط يستدعي الابتكار.

يتضمن التخطيط في الواقع الكثير من الابتكار من جانب المديرين . كونه الوظيفة الأولى للإدارة فهو نشاط صعب للغاية. يشجع المدير على توسيع آفاقهم ويجبرهم على التفكير بشكل مختلف. لذلك يجب على المديرين أن يكونوا مبدعين ومدركين ومبتكرين.

5] يجعل القرار = أسهل

في تخطيط الأعمال ، تم تحديد أهداف المنظمة ، ووضع خطة عمل وحتى تم وضع تنبؤات للأحداث المستقبلية. هذا يسهل على جميع المديرين في جميع المستويات اتخاذ القرارات بسهولة. تصبح عملية صنع القرار أسرع أيضاً.

6] يحدد المعايير.

بمجرد الانتهاء من تخطيط الأعمال ، حدد المديرون الآن الأهداف والمعايير. يوفر هذا معايير المدير التي يمكنهم من خلالها قياس الأداء الفعلي. سيساعد هذا المنظمة على قياس ما إذا كانت الأهداف قد تم تحقيقها أم لا. لذا فإن التخطيط هو شرط أساسي للتحكم.

حدود التخطيط.

بينما يعد تخطيط الأعمال أمراً مهماً وضرورياً لكل منظمة ، إلا أنه يحتوي على بعض القيود. دعونا نلقي نظرة على بعض القيود المفروضة على تخطيط الأعمال.

1] الصلابة.

بمجرد اكتمال وظيفة التخطيط وتعيين خطة العمل ، يميل المدير إلى اتباع الخطة فقط. قد لا يكون المدير في وضع يسمح له بتغيير الخطة وفقاً للظروف. أو قد يكون المدير غير راغب في تغيير الخطة. هذا النوع من الصلابة ليس مثالياً لمنظمة ما.

2] ليست مثالية في الظروف الديناميكية.

في بيئة اقتصادية نادراً ما يكون أي شيء راكداً أو ثابتاً. الظروف الاقتصادية والسياسية والبيئية والقانونية تتغير باستمرار. في مثل هذه البيئة الديناميكية ، يصبح من الصعب التنبؤ بالتغييرات المستقبلية. وإذا لم يتمكن المدير من التنبؤ بدقة ، فقد تفشل الخطة.

3] يمكن أن يقلل التخطيط أيضاً من الإبداع.

أثناء وضع خطة يأخذ الإبداع بعد أن يتبع المديرون الخطة بشكل أعمى. إنهم لا يغيرون الخطة وفقاً للطبيعة الديناميكية للأعمال. في بعض الأحيان لا يقدمون الاقتراحات المناسبة للإدارة العليا. يصبح العمل روتينيا.

4] التخطيط مكلف.

التخطيط عملية مستهلكة للتكلفة. نظراً لأنها عملية فكرية وإبداعية ، يجب تعيين مهنيين متخصصين للوظيفة. كما أنه ينطوي على الكثير من الأبحاث وجمع الحقائق وتحليل الأرقام. في أوقات معينة يمكن أن تفوق تكلفة عملية التخطيط فوائدها.

5] ليست دقيقة تماماً.

عند التخطيط ، يتعين علينا توقع المستقبل والتنبؤ ببعض الأحداث القادمة في المنظمة والصناعة. لذلك ، بالطبع ، لا يمكن أن يكون هناك يقين بنسبة مائة في المائة في مثل هذه الحالات. لذلك يمكن القول أن تخطيط الأعمال يفتقر إلى الدقة.

خطوات وظيفة التخطيط.

تتضمن وظيفة التخطيط للإدارة الخطوات التالية:

١-تحديد الأهداف.

▪️يتطلب التخطيط نهجاً نظامياً.

▪️يبدأ التخطيط بتحديد الأهداف والغايات المراد تحقيقها.

▪️توفر الأهداف الأساس المنطقي للاضطلاع بأنشطة مختلفة وكذلك تشير إلى اتجاه الجهود.

▪️علاوة على ذلك ، تركز الأهداف انتباه المديرين على النتائج النهائية التي يتعين تحقيقها.

▪️في الواقع ، توفر الأهداف نواة لعملية التخطيط. لذلك ، يجب تحديد الأهداف بلغة واضحة ودقيقة لا لبس فيها. وإلا فإن الأنشطة المضطلع بها ستكون غير فعالة.

▪️بقدر الإمكان ، يجب تحديد الأهداف من الناحية الكمية. على سبيل المثال ، عدد الرجال العاملين ، والأجور الممنوحة ، والوحدات المنتجة ، وما إلى ذلك. ولكن لا يمكن تحديد هذا الهدف من الناحية الكمية مثل أداء مدير مراقبة الجودة ، وفعالية مدير شؤون الموظفين.

▪️يجب تحديد هذه الأهداف من الناحية النوعية.

▪️ومن ثم يجب أن تكون الأهداف عملية ومقبولة وقابلة للتطبيق وقابلة للتحقيق.

٢- إنشاء المباني التخطيطية.

▪️مباني التخطيط هي افتراضات حول الشكل الحيوي للأحداث في المستقبل.

▪️هم بمثابة أساس للتخطيط.

▪️يهتم إنشاء مباني التخطيط بتحديد المكان الذي يميل فيه المرء إلى الانحراف عن الخطط الفعلية وأسباب هذه الانحرافات.

▪️هو معرفة ما هي العقبات الموجودة في طريق العمل أثناء سير العمليات.

▪️ويهتم إنشاء مباني التخطيط باتخاذ مثل هذه الخطوات التي تتجنب هذه المعوقات إلى حد كبير.

▪️قد تكون مباني التخطيط داخلية أو خارجية. يتضمن الداخلي سياسة استثمار رأس المال ، وإدارة علاقات العمل ، وفلسفة الإدارة ، وما إلى ذلك. في حين تشمل التغييرات الخارجية الاجتماعية والاقتصادية والسياسية والاقتصادية.

▪️المباني الداخلية قابلة للسيطرة بينما الخارجية غير قابلة للسيطرة.

٣- مسار بديل للعمل.

▪️عندما تكون التوقعات متاحة ويتم إنشاء أماكن العمل ، يجب النظر في عدد من الإجراءات البديلة.

▪️لهذا الغرض ، سيتم تقييم كل بديل من خلال الموازنة بين إيجابياته وسلبياته في ضوء الموارد المتاحة ومتطلبات المنظمة.

▪️يجب فحص مزايا وعيوب وعواقب كل بديل قبل اتخاذ القرار.

▪️بعد التقييم الموضوعي والعلمي ، يتم اختيار البديل الأفضل.

▪️يجب على المخططين الاستعانة بتقنيات كمية مختلفة للحكم على استقرار البديل.

٤- صياغة الخطط المشتقة.

▪️الخطط المشتقة هي الخطط الفرعية أو الخطط الثانوية التي تساعد في تحقيق الخطة الرئيسية.

▪️سوف تتدفق الخطط الثانوية من الخطة الأساسية. تهدف هذه إلى دعم وتسريع تحقيق الخطط الأساسية.

▪️تتضمن هذه الخطط التفصيلية السياسات والإجراءات والقواعد والبرامج والميزانيات والجداول الزمنية وما إلى ذلك. على سبيل المثال ، إذا كان تعظيم الربح هو الهدف الرئيسي للمؤسسة ، فستتضمن الخطط المشتقة تعظيم المبيعات وتعظيم الإنتاج وتقليل التكلفة.

▪️تشير الخطط المشتقة إلى الجدول الزمني وتسلسل إنجاز المهام المختلفة.

٥- التعاون.

▪️بعد تحديد الخطط ، من الضروري أن تأخذ المرؤوسين أو أولئك الذين يتعين عليهم تنفيذ هذه الخطط في الثقة.

▪️الأغراض من وراء منحهم الثقة هي:

🔸قد يشعر المرؤوسون بالدوافع لأنهم يشاركون في عملية صنع القرار.

🔸قد تكون المنظمة قادرة على الحصول على اقتراحات قيمة وتحسينات في صياغة وتنفيذ الخطط.

🔸كما سيكون الموظفون أكثر اهتماماً بتنفيذ هذه الخطط.

٦- متابعة/ تقييم الخطط.

▪️بعد اختيار مسار عمل معين ، يتم تنفيذه.

▪️بعد تنفيذ الخطة المختارة ، من المهم تقييم فعاليتها.

▪️يتم ذلك على أساس التعليقات أو المعلومات الواردة من الإدارات أو الأشخاص المعنيين.

▪️يتيح ذلك للإدارة تصحيح الانحرافات أو تعديل الخطة.

▪️تنشئ هذه الخطوة رابطاً بين وظيفة التخطيط والتحكم.

▪️يجب أن تسير المتابعة جنباً إلى جنب مع تنفيذ الخطط بحيث يمكن جعل الخطط المستقبلية أكثر واقعية في ضوء الملاحظات المقدمة.

الأنواع الأربعة للخطط.

١. التخطيط العملي.

يصف هذا النوع من التخطيط عادةً التشغيل اليومي للشركة. غالباً ما توصف الخطط التشغيلية بأنها خطط استخدام فردي أو خطط جارية. يتم إنشاء خطط الاستخدام الفردي للأحداث والأنشطة ذات التكرار الواحد (مثل حملة تسويقية واحدة). تتضمن الخطط المستمرة سياسات للتعامل مع المشكلات ، وقواعد للوائح وإجراءات محددة لعملية خطوة بخطوة لتحقيق أهداف معينة.

٢. تخطيط استراتيجي.

يتضمن التخطيط الاستراتيجي نظرة عامة عالية المستوى على العمل بأكمله. إنه الأساس التأسيسي للمنظمة وسيحدد قرارات طويلة الأجل. يمكن أن يكون نطاق التخطيط الاستراتيجي في أي مكان من العامين المقبلين إلى السنوات العشر القادمة. المكونات المهمة للخطة الإستراتيجية هي الرؤية والرسالة والقيم.

٣. التخطيط التكتيكي.

التخطيط التكتيكي يدعم التخطيط الاستراتيجي. يتضمن تكتيكات تخطط المنظمة لاستخدامها لتحقيق ما تم تحديده في الخطة الإستراتيجية. في كثير من الأحيان ، يكون النطاق أقل من عام واحد ويقسم الخطة الإستراتيجية إلى أجزاء قابلة للتنفيذ. يختلف التخطيط التكتيكي عن التخطيط التشغيلي في تلك الخطط التكتيكية التي تطرح أسئلة محددة حول ما يجب أن يحدث لتحقيق هدف استراتيجي ؛ تتساءل الخطط التشغيلية عن الكيفية التي ستفعل بها المنظمة بشكل عام شيئاً ما لإنجاز مهمة الشركة.

٤. التخطيط للطوارئ.

يمكن أن يكون التخطيط للطوارئ مفيداً في الظروف التي تتطلب التغيير. على الرغم من أنه يجب على المديرين توقع التغييرات عند الانخراط في أي من الأنواع الأساسية للتخطيط ، إلا أن التخطيط للطوارئ ضروري في اللحظات التي لا يمكن فيها توقع التغييرات. نظراً لأن عالم الأعمال يصبح أكثر تعقيداً ، يصبح التخطيط للطوارئ أكثر أهمية للمشاركة فيه وفهمه.

المراجع:

Planning Introduction”, www.tutorialspoint.com

“Introduction, Meaning, Importance, Features and Limitations of Planning”, www.toppr.com

“Planning Function of Management”, www.managementstudyguide.com

Brian Neese (07-07-2017), “Business Management: 4 Types of Planning”، www.online.alvernia.edu

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى